- 1 - Beschrijving tijdelijke nieuwe werkwijze

Sinds het voorjaar veranderde er veel in de werkwijze van de Raad van Almere. Gaandeweg werden processen aangepast. Naargelang zich de corona-epidemie ontwikkelt, zullen aanpassingen wenselijk of noodzakelijk blijven. Deze pagina is dus nooit af of volledig. Meer weten, neem contact op met de griffie 036 539 9995. Of nog beter: direct met de griffiemedewerker van uw keuze.

Hieronder leest u de algemene werkwijze vanaf na de zomer.

Carrouselvergaderingen
  • Er kunnen tegelijkertijd in maximaal vier (4) 'videorooms' digitale vergaderingen plaatsvinden. Deze videovergaderingen worden live uitgezonden via almere.notubiz.nl.
  • Er kunnen tegelijkertijd in maximaal drie (3) videovergaderingen plus één (1) fysieke bijeenkomst plaatsvinden. Die fysieke is in de Raadzaal, zijn er daarbij óók videodeelnemers, dan spreken we van een hybride vergadering.
Al deze vergaderingen zijn in de agenda op almere.notubiz.nl te vinden onder hun gebruikelijke zaalnaam.

Plenaire vergadering

Wettelijk kan de raad alleen besluiten nemen als alle deelnemers aan de vergadering op gelijke wijze deelnemen: óf allemaal fysiek, óf allemaal digitaal. Onze vergaderruimten zijn op dit moment nog niet geschikt om alle raadsleden fysiek toegang te verlenen met inachtneming van de corona richtlijnen.
De Raad van Almere neemt daarom in een videovergadering zijn besluiten. (via videoroom Buiten).
Deze vergadering is live te volgen en terug te zien op notubiz.

Werkwijze

1 Op donderdag neemt het presidium een besluit over de samenstelling van de Politieke Markt van de week daarna. Op vrijdagochtend verwerkt de griffie de agendering in een online agenda op notubiz.
2 De griffie verzendt uitnodigingen voor de vergaderingen aan de raad en college.
3 De raadsleden/fractieassistenten/portefeuillehouders en eventuele ambtelijke ondersteuners melden zich zo snel mogelijk aan voor de respectievelijke vergaderingen. In elk geval vóór 12:00 op de dag van de vergadering. Vanwege de corona richtlijnen is afgesproken dat ten hoogste 2 ambtenaren een portefeuillehouder vergezellen bij een fysieke bijeenkomst.
Eventuele insprekers of gasten nemen contact op met de griffie en worden begeleid.

Vervolg videovergadering
4 In een videobespreking nemen alleen die deelnemers deel die -naar verwachting- ook werkelijk met beeld en geluid inbreng mogen of kunnen leveren.
5 De griffie verwerkt alle uitnodigingen centraal en registreert daarmee wie voor de videovergadering uitgenodigd moeten worden. Zij krijgen de toegangscode voor de videoroom (gotomeeting code).
6 Deelnemers loggen zich online tijdig in -d.w.z. écht uiterlijk vijf minuten voor aanvang moet u ingelogd zijn!- bij de griffie-sessieregisseur van die vergadering. 
7 Meteen na aanvang van de vergadering gaat de toegang op slot, zodat niet-genodigden geen toegang kunnen verkrijgen (vandaar dat u zich echt tijdig moet aanmelden).

Vervolg fysieke vergadering
4 Aan een fysieke vergadering nemen alleen de vooraf aangemelde deelnemers deel. Wie geen actieve rol heeft in de PM, komt niet naar het stadhuis.  
5 Persvertegenwoordigers en insprekers krijgen alleen toegang via de centrale hal.
7 Iedereen houdt zich uit eigener beweging aan de corona richtlijnen, maar volgt ook de aanwijzingen van beveiligingsmedewekers.

Hybride
Wie per video deelneemt aan een fysieke vergadering volgt de stappen onder 'vervolg videovergadering'

 

- 2 - Handleiding digitaal vergaderen met gotomeeting

Zoals u intussen begrijpt gaan wij online videovergaderen met gotomeeting. Het is werkelijk heel eenvoudig om hiermee te vergaderen. U kunt gemakkelijk deelnemen én u kunt aan de griffie vragen voor u een vergadering aan te maken (zie hieronder). Hoe je handig met gotomeeting omgaat leest u hier
 

- 3 - Vergader-ondersteuning door griffie

Naast de videovergaderingen van de Politieke Markt zijn er tal van andere overleggen mogelijk. Ook daarvoor kunt u gebruik maken van de ondersteuning van de griffie.

A. Werkgroepen: De raadsadviseurs zetten zélf het videovergaderen in voor de verkenners- en volggroepen. 
B. Fractievergaderingen: Uw fractie-videobesprekingen kunnen door de griffie worden gestart. Echter, wij ondersteunen u graag dat u deze fractieactiviteit zelfstandig voert.
C. Andere overleggen: Om het even welke bespreking u wenst, de griffie maakt graag voor u een videovergadering aan. 
 

- 4 - Inloggen

Raadsleden (en andere deelnemers aan raadsvergaderingen) moeten zich vóór de vergadering aanmelden in gotomeeting en voor het stemmen inloggen in Notubiz. Om het veilig te houden zijn er heel strikte procedures voor het beheer van de inloggegevens. 

Notubiz: om uw wachtwoord te herstellen neemt u contact op met de griffie.
Gotomeeting: u ontvangt tijdig de toegangsgegevens. Er is een gotomeeting-code per zaal per avond. Zijn er die opeenvolgende vergaderingen in die videoroom of zaal, dan hebben die dus alledrie dezelfde toegangscode. Het is daarom belangrijk tijdig in te loggen én uit te loggen. 
Bij binnenkomst in de videoroom wordt uw identeit gecheckt. Als alle deelnemers binnen zijn, gaat de 'buitendeur' op slot. Eventuele niet identificeerbare 'verstekelingen' worden door de regisseur verwijderd.
Vooraf, tijdens vergaderwisselingen en achteraf, wordt de uitzending onderbroken en krijgen de kijkers een start,- pauze- of einddia te zien. De wisselingen zijn dus NIET (meer) voor het publiek zichtbaar.

- 5 - Stemmen

Een van de hoofdtaken van de raad is het nemen van besluiten. Dankzij de noodwet is dat nu online mogelijk. We gebruiken daarvoor de stemfunctie in het raadsinformatiesysteem van Notubiz. Er zijn stapsgewijze instructies gemaakt in een PDF en in een filmpje.

Hoe brengen raadsleden hun stem uit?

Deelnemers aan de videovergadering moeten óók op Notubiz inloggen om deel te nemen aan de vergadering teneinde te kunnen stemmen. Dit doen de deelnemers:
  1. Deelnemen aan de vergadering (in Notubiz)
  2. Stemming tijdens de vergadering
  3. Voortgang tijdens de stemming bijhouden
Hoe ziet u de uitslag
  • Alleen deelnemers (de raad) aan de vergadering zien resultaten tijdens de stemming.
  • Meteen na sluiting van de stemming wordt de uitslag voor iedereen zichtbaar.
Download hier de snelstarthandleiding digitaal stemmen van Notubiz.

Instructiefilmpje:
digitaal stemmen voor raadsleden

Maar ook interessant voor inwoners om te zien hoe dit gaat.
 
*|END:WEB_VIDEO|*
Videocover van de informatiefilm over digitaal stemmen met Notuvote

Blijf bij

(Bijna) elke zaterdag versturen wij het Raadsnieuws:
de e-mailnieuwsbrief van de Raad van Almere.

Meld u aan en blijf bij.

Raad van Almere