- 1 - Stroomschema
schriftelijk vergaderproces

In het stroomschema ziet u hoe het schriftelijke vergaderproces verloopt. U kunt per rol (raad, college, etc) eenvoudig zien wie wanneer aan zet is en welke termijn er geldt. 
Als u op de afbeelding klikt, krijgt u een PDF getoond. U kunt deze eventueel dan ook downloaden.

- 2 - Beschrijving tijdelijke nieuwe werkwijze


Het presidium heeft op 9 april een tijdelijke nieuwe werkwijze vastgesteld voor de raad. 
 
Kern van de tijdelijke Almeerse werkwijze is:
  • de raad van Almere doet zoveel mogelijk schriftelijk af;
  • vergadert alleen digitaal (video) als schriftelijk niet kan of volstaat;
  • kan door nieuwe noodwet nu ook digitaal besluiten nemen. 
Als standaard werkwijze gedurende de periode dat fysiek vergaderen niet is toegestaan wordt de volgende (schriftelijke) werkwijze gevolgd:

Stap 1:      Presidium beoordeelt voorstellen op vraag of deze bespreek- of besluitrijp zijn (donderdag).

Stap 2:      Griffie publiceert bespreek- en besluitrijpe stukken op het RIS voorzien van een gesprekswijzer (vrijdag). Hiervoor is 1 overzichtelijke pagina aangemaakt waar alle binnengekomen raadsvoorstellen, agendaverzoeken en moties vreemd aan de orde van de dag worden gepubliceerd in één van de volgende categorieën: 
  1. Open voor reactie fracties (tot donderdag dd/mm 9.00 uur, met gebruikmaking van format ‘Schriftelijke reactie’)
  2. In afwachting van reactie college (op schriftelijke bijdrage fracties)
  3. Digitale (video) bespreking
  4. Klaar voor besluitvorming 
 Te Agenderen Stukken (TAS) is daarmee tijdelijk overbodig, omdat alle stukken nu op 1 plek worden gepubliceerd. TAS is daarom tijdelijk uit de lucht.
 
Stap 2a:      Fracties reageren schriftelijk op voorstellen (uiterlijk een week later vóór donderdag 9.00 uur aan de griffie). Dit gebeurt in een hiervoor ontwikkeld format, zodat het college eenvoudig kennis kan nemen van standpunten en eventuele vragen van fracties (en dus niet hoeft te worden gewerkt met tal van bestandstypen). Dit format wordt op het RIS bij alle afzonderlijke onderwerpen geüpload. Alle bijdragen van fracties worden, na binnenkomst, openbaar gepubliceerd bij het betreffende onderwerp op het RIS.
 
Stap 2b:      Alle reacties worden gebundeld door de griffie en verzonden naar het college/bestuursadviseurs. Het college wordt verzocht z.s.m. te reageren op standpunten en politieke vragen. Reactie college wordt bij binnenkomst gepubliceerd en bij stukken gevoegd. Ook hiervoor hanteren we een format. De raad kan, na publicatie beantwoording, binnen een daarvoor vast te stellen termijn (afhankelijk van moment van binnenkomst), aan het presidium laten weten of een vervolgstap noodzakelijk is. Het presidium beoordeelt of en hoe een vervolg plaatsvindt. Dit kan zijn: nieuwe schriftelijke reactieronde, helder gedefinieerd digitaal politiek gesprek of direct door naar besluitvorming. Voor agendering besluitvorming hanteren we zoveel mogelijk de gebruikelijke doorlooptermijn (minimaal een week tussen behandeling en besluitvorming).
 
Stap 3:     Fracties kunnen het presidium ook verzoeken over een onderwerp een digitale vergadering uit te schrijven. Concreet betekent dit dat na publicatie van een bespreekrijp voorstel (op vrijdag) de mogelijkheid bestaat een voorstel alsnog ook te bespreken. 1/5 deel van de raad (9 raadsleden) dient dat uiterlijk de daaropvolgende woensdag voor 12.00 uur aan te geven bij het presidium. Dit verzoek wordt dezelfde dag in de dagmail kenbaar gemaakt aan de gehele raad, zodat iedereen hiervan tijdig op de hoogte is. Het presidium kan een dag later (tijdens de presidiumvergadering) bepalen wanneer deze bespreking plaatsvindt. Een eventuele digitale vergadering wordt op de reguliere wijze gepubliceerd op het RIS, op een donderdagavond. Gelet op de technische uitdaging en de overzichtelijkheid worden vergaderingen in principe volgtijdelijk gepland. Indien daar aanleiding toe is worden de reguliere vergadertijden (19.00-21.00 uur) hierop aangepast. 
 
Stap 4:     Het presidium weegt af, afhankelijk van de zwaarte van een onderwerp of de hoeveelheid onderwerpen, wanneer een besluitvormende vergadering bijeen wordt geroepen voor de gehele raad. Deze wordt uitgeschreven op een donderdagavond.
 
Wat betekent bovenstaande werkwijze voor raadsleden, ambtenaren en collegeleden?
Bovenstaande werkwijze betekent dat een raadsvoorstel of agendaverzoek op de gebruikelijk manier aan de raad wordt voorgelegd. Wat verandert is dat de meeste onderwerpen dus schriftelijk worden afgedaan. Dat betekent dat via de griffie en daarna de bestuursadviseurs de binnengekomen reacties van fracties worden uitgezet in de organisatie voor beantwoording. Ook hiervoor is een format opgesteld voor afdoening. 
Dit betekent echter niet dat er tussentijds geen technische vragen kunnen komen van de fracties. 
Als een onderwerp wordt geagendeerd voor een video bespreking wordt de agenda hiervoor op de gebruikelijke plek (dus bij een datum) gepubliceerd op het RIS. 

- 3 - Handleiding digitaal vergaderen met gotomeeting

Zoals u intussen begrijpt gaan wij online videovergaderen met gotomeeting. Het is werkelijk heel eenvoudig om hiermee te vergaderen. U kunt gemakkelijk deelnemen én u kunt aan de griffie vragen voor u een vergadering aan te maken (zie hieronder). Hoe je handig met gotomeeting omgaat leest u hier
 

- 4 - Vergader-ondersteuning door griffie

Naast de videovergaderingen van de Politieke Markt zijn er tal van andere overleggen mogelijk. Ook daarvoor kunt u gebruik maken van de ondersteuning van de griffie.

A. Werkgroepen: De raadsadviseurs zetten zélf het videovergaderen in voor de verkenners- en volggroepen. 
B. Fractievergaderingen: Uw fractie-videobesprekingen kunnen door de griffie worden gestart.
  1. Meldt uw vergaderverzoek bij Nadine aan en laat weten wie uitgenodigd moeten worden.
  2. De griffie maakt op de gewenste datum/tijd Outlook agendaverzoek aan en nodigt daarmee de deelnemers uit.
  3. De griffie start de videovergadering en stuurt de inlogcodes via een update van de agendaboeking rond.
  4. Als iedereen binnen is, geeft de griffie het voorzitterschap aan de voorzitter. 
  5. De griffie verlaat de vergadering.
  6. De voorzitter sluit na afloop de vergadering zelf.
  7. Er zijn maximaal drie vergaderingen tegelijkertijd mogelijk. Op is op.
C. Andere overleggen: Om het even welke bespreking u wenst, de griffie maakt graag voor u een videovergadering aan. 
 

- 5 - Inloggen

Raadsleden (en andere deelnemers aan raadsvergaderingen) moeten zich vóór de vergadering aanmelden in gotomeeting en voor het stemmen inloggen in Notubiz. Om het veilig te houden zijn er heel strikte procedures voor het beheer van de inloggegevens. 

Notubiz: om uw wachtwoord te herstellen neemt u contact op met de griffie.
Gotomeeting: u ontvangt kort voor aanvang de toegangsgegevens. Bij binnenkomst in de virtuele meetingroom wordt uw identeit gecheckt. Als alle deelnemers binnen zijn, gaat de 'buitendeur' op slot. Eventuele verstekelingen worden door een van de twee sessie-regisseurs verwijderd.

- 6 - Stemmen

Een van de hoofdtaken van de raad is het nemen van besluiten. Dankzij de noodwet is dat nu online mogelijk. We gebruiken daarvoor de stemfunctie in het raadsinformatiesysteem van Notubiz. Er zijn stapsgewijze instructies gemaakt in een PDF en in een filmpje.

Hoe brengen raadsleden hun stem uit?

Deelnemers aan de videovergadering moeten óók op Notubiz inloggen om deel te nemen aan de vergadering teneinde te kunnen stemmen. Dit doen de deelnemers:
  1. Deelnemen aan de vergadering (in Notubiz)
  2. Stemming tijdens de vergadering
  3. Voortgang tijdens de stemming bijhouden
Hoe ziet u de uitslag
  • Alleen deelnemers (de raad) aan de vergadering zien resultaten tijdens de stemming.
  • Meteen na sluiting van de stemming wordt de uitslag voor iedereen zichtbaar.
Download hier de snelstarthandleiding digitaal stemmen van Notubiz.

Instructiefilmpje:
digitaal stemmen voor raadsleden

Maar ook interessant voor inwoners om te zien hoe dit gaat.
 
*|END:WEB_VIDEO|*

Blijf bij

(Bijna) elke zaterdag versturen wij het Raadsnieuws:
de e-mailnieuwsbrief van de Raad van Almere.

Meld u aan en blijf bij.

Raad van Almere